Premiers pas

L'espace organisateur regroupe tout : événements, billets, paiements, contrôleurs et statistiques. On y accède depuis la page de connexion avec le compte fourni par ACACIA.

1. Rendez-vous sur la page de connexion et saisissez votre e-mail et mot de passe.
2. À la première connexion, ouvrez Paramètres → complétez votre profil et l'identité de facturation.
3. Le tableau de bord affiche une liste « Bien démarrer » qui vous guide étape par étape.

Créer et publier un événement

Depuis « Créer un événement », renseignez les informations principales. Tant que l'événement est en brouillon, il n'est pas visible du public.

1. Titre, description, catégorie et image de couverture (un beau visuel augmente les ventes).
2. Date, heure et lieu (l'adresse alimente l'itinéraire affiché sur le billet).
3. Capacité totale de la salle et devise (FCFA).
4. Créez au moins une catégorie de billets (voir section suivante).
5. Cliquez sur « Publier » : l'événement apparaît alors dans le catalogue public.

Catégories de billets, quotas & codes promo

Chaque événement peut avoir plusieurs catégories de billets (ex. Standard, VIP, Carré Or), chacune avec son prix, son quota et sa couleur.

• Quota : nombre de billets disponibles pour la catégorie. Le stock se décrémente à chaque réservation.
• Fenêtre de vente : dates d'ouverture et de fermeture des ventes (optionnel). Hors fenêtre, la catégorie est affichée mais non achetable.
• Plafond par acheteur : nombre maximum de billets qu'une même personne peut acheter (toutes commandes confondues).
• Avantages (perks) : petites étiquettes affichées sous la catégorie (ex. « Boisson offerte »).

Les codes promo appliquent une réduction (montant fixe ou pourcentage) avec une limite d'utilisation. Vous les créez et suivez leur consommation par événement.

Plan de salle

L'éditeur de plan permet de représenter la salle vue de dessus : importez une image de fond (plan réel) puis dessinez les zones.

1. Optionnel : importez l'image du plan réel comme fond.
2. Dessinez la scène (forme libre) pour orienter le public.
3. Dessinez chaque zone point par point (comme sur une carte) et reliez-la à une catégorie de billets.
4. Une même catégorie peut être dessinée à plusieurs endroits (ex. deux blocs « Standard »).
5. Déplacez les sommets ou la zone entière pour ajuster ; enregistrez.

Encaisser — Mobile Money (confirmation manuelle)

Le paiement se fait par Mobile Money (Airtel Money, Moov Money). À la commande, l'acheteur crée une réservation : le stock est retenu mais le billet n'est émis qu'après votre confirmation du paiement.

1. L'acheteur choisit ses billets et valide : il obtient un montant, une référence (TKR-…) et vos numéros Mobile Money.
2. Il effectue le transfert sur votre numéro en rappelant la référence.
3. Vous recevez le paiement, puis ouvrez la page « Paiements ».
4. Vérifiez la réception (montant + référence) et cliquez sur « Confirmer le paiement » : le billet et la facture sont émis et envoyés automatiquement.
5. Si le paiement n'arrive pas, cliquez « Refuser » : le stock est libéré.

Rapprochement des paiements & motifs d’échec

Quand un paiement Mobile Money échoue, l’opérateur n’en communique pas la cause en temps réel : la page Relances affiche alors « Refus opérateur ». Le motif exact (solde insuffisant, code PIN erroné, etc.) existe uniquement dans l’export « transactions » du tableau de bord PVit. L’écran Administration → Rapprochement paiements importe cet export pour enrichir les motifs et détecter les anomalies.

1. Dans votre tableau de bord PVit, exportez les transactions en CSV (la colonne « SMS » contient le motif).
2. Ouvrez Administration → Rapprochement paiements, puis « Choisir un export CSV PVit » et sélectionnez le fichier.
3. Un aperçu s’affiche SANS rien enregistrer : nombre de lignes lues, rapprochées à une commande, références inconnues et divergences.
4. Cliquez « Confirmer l’import » pour enregistrer. Les motifs apparaissent aussitôt dans la page Relances.

• Rapprochées : transactions reliées à une commande TIKORAA (par la référence TKR…).
• Références inconnues : lignes PVit sans commande correspondante (ex. transactions de test) — sans effet.
• Divergences : un paiement « réussi » chez PVit alors que la commande n’a pas de billet — à re-vérifier.

Pour chaque divergence « payé chez PVit, billet manquant », le bouton « Re-vérifier /status » réinterroge PVit : si le paiement est bien confirmé, le billet est émis automatiquement. C’est le filet de sécurité pour un client qui a payé sans recevoir son billet.

Contrôleurs d'accès

Depuis « Contrôleurs », affectez les personnes qui contrôleront l'entrée. Elles accèdent à l'app de scan, limitée à vos événements.

• Un contrôleur ne voit ni les revenus, ni les données des autres organisateurs.
• Vous suivez le nombre de scans effectués par chaque contrôleur.

Jour J : flux d’entrée et file d’attente

La page « Contrôle live » ne montre pas seulement les entrées : elle vous dit combien de scanners ouvrir, à quelle heure ouvrir les portes, et vous alerte quand la file décroche. Deux réglages, dans « Plan de staffing », suffisent à tout calibrer.

• Débit cible par scanner : combien de billets une personne scanne par minute (6 à 10 avec un smartphone ; 8 par défaut).
• Points d’entrée prévus : le nombre de files que vous ouvrirez le jour J.
• Heure d’ouverture des portes : facultative, mais elle affine les recommandations.

À partir de là, l’écran calcule l’heure d’ouverture conseillée (l’écoulement complet, plus une marge de sécurité, jamais moins d’une heure avant le début) et le nombre de scanners à prévoir. Le dimensionnement se fait sur le PIC d’arrivées — environ la moitié du public se présente dans la dernière heure — et non sur la moyenne, qui ferait sous-dimensionner.

Le jour J, à partir de trois heures avant le début, les alertes s’arment : sous-capacité (avec le nombre de contrôleurs à ajouter), file en retard (heure prévue de fin d’écoulement), scans interrompus, débit en baisse, points déséquilibrés, affluence. La régie plein écran affiche la plus grave, lisible de loin.

Participants & ventes

La page « Participants » liste les acheteurs, leurs billets et leur statut (valide, utilisé). Utile pour préparer l'accueil et l'émargement le jour J.

Surclasser un billet, c'est faire passer un participant dans une catégorie supérieure (par exemple Standard → VIP) sans lui faire racheter de billet. La colonne « Surclassement » propose cette action sur chaque billet encore valide.

1. Repérez le participant (la recherche accepte son nom ou son e-mail).
2. Cliquez sur « Surclasser », puis choisissez la nouvelle catégorie — seules celles qui restent disponibles vous sont proposées.
3. Choisissez : « Offrir » applique le surclassement tout de suite et vous prenez l'écart à votre charge ; « Faire payer » envoie au client une proposition à régler.
4. Si vous offrez, le participant reçoit aussitôt son e-billet mis à jour et une notification.

Avec « Faire payer », la place de la nouvelle catégorie est réservée immédiatement, mais le billet ne change PAS tant que le complément n'est pas réglé. Le client voit la proposition dans « Mes billets » et paie par Mobile Money comme un achat normal ; son billet bascule automatiquement au paiement confirmé. Tant qu'il n'a pas payé, vous pouvez abandonner la proposition — la place est alors rendue.

Tableau de bord & statistiques

Le tableau de bord agrège vos KPIs : billets vendus, revenus, taux de remplissage, classement de vos événements, entonnoir de conversion (vues → checkout → payé) et projection de date de sold-out.

Identité de facturation

Dans Paramètres → Identité de facturation, renseignez raison sociale, forme juridique, RCCM, NIF et adresse. Ces informations apparaissent sur les factures émises aux acheteurs.

Se connecter à l'app de contrôle

Avec le compte contrôleur fourni, connectez-vous : vous arrivez directement sur l'écran de scan, limité aux événements de votre organisateur.

Scanner les billets

1. Autorisez l'accès à la caméra à la première utilisation.
2. Pointez la caméra vers le QR du billet (écran ou papier).
3. Le résultat s'affiche immédiatement : valide, déjà utilisé, ou invalide.

Saisie manuelle

Si la caméra ne peut pas lire le QR (écran cassé, faible luminosité), saisissez manuellement le code du billet (TK-…) pour le valider.

Comprendre les résultats

• Valide ✓ — billet authentique et non utilisé : laissez entrer (il passe à « utilisé »).
• Déjà utilisé — le billet a déjà servi : refusez l'entrée.
• Contrefait — la signature de sécurité du QR est invalide : refusez (billet falsifié).
• Invalide / inconnu — le code ne correspond à aucun billet : refusez.

Conseils jour J

• Chargez l'appareil et prévoyez une batterie de secours.
• Vérifiez le réseau / Wi-Fi à l'entrée avant l'ouverture des portes.
• Plusieurs contrôleurs en parallèle fluidifient les files d'attente.
• Un même billet scanné deux fois est automatiquement refusé la seconde fois.